devojka-drži-notes
Business

Zbog čega je dobra organizacija važna za poslovanje

Dobre organizatore u poslovnom svijetu nemoguće je ne primjetiti. To su oni samouvjereni profesionalci koji svakom radnom zadatku pristupaju temeljito, smireno, uvijek stižu na vrijeme na sastanke i izgledaju kao da imaju sve konce u rukama.

Ako ste mislili da se njima uspjeh događa slučajno – u krivu ste. Oni samo znaju koliko je organizacija važna.

Kada niste dobro organizirani, zadaci se gomilaju, papiri se gube i troši se dragocjeno vrijeme na pronalaženje informacija koje bi trebale biti lako dostupne. Dobre organizacijske vještine mogu uštedjeti vrijeme i smanjiti stres na poslu. Ako želite da vaša poduzetnička priča krene uzlaznom putanjom, te da ostvarujete uspješne saradnje, onda uložite malo svog vremena u organizaciju. Evo zašto je dobra organizacija važna za vaše poslovanje.

Štedi vrijeme

Kada koristite sustav dosijea koji djeluje, bilo da je riječ o digitalnom sustavu ili o arhivi u vašem uredu, nećete gubiti sate i sate tragajući za važnim dokumentom u beskrajnom moru papirologije. Korištenje uredno organiziranih mapa za praćenje važnih računa ili e-pošte može, također, uštedjeti dragocjeno vrijeme.

Osim organiziranja papirologije, važno je upravljati i samim vremenom i planirati zadatke. To vam omogućuje da se usredotočite na svoje ciljeve i steknete perspektivu o prioritetima. Organizirani vlasnici malih poduzeća znaju kako iskoristiti vrijeme koje imaju na satu. Upravljanje vremenom mogu pomoći brojni alati – tradicionalni i digitalni. Jedan od djelotvornih načina da steknete dobre organizacijske vještine jeste da se oslonite i na jedne i na druge. Počev od osnovnih i uvijek važnih agendi i kalendara, do raznih računarskih aplikacija kao što je, primjera radi, Trello. Tako sa uspjehom možete precrtati više stavki sa svojih popisa obaveza.

Mnogi rokovnici i planeri dolaze sa sekcijama za dnevno, tjedno, mjesečno i godišnje planiranje zadataka. Možete ići korak dalje, te uraditi štampu naziva i logotipa firme na rokovniku i tako ostaviti utisak na suradnike i klijente, gdje god da se pojavite. Ako isto uradite i sa svojim viziterom, usb memorijom, priveskom za ključeve ili upaljačem, dobićete i odličan reklamni materijal koji možete upotrebiti u svakoj prilici.

Povećava produktivnost i učinkovitost

notes-radni-sto-organizacija
Foto: Unsplash.com

Pametno upravljanje vremenom i dobra organizacija pomažu kod određivanja prioriteta i fokusiranja na konkretne zadatke. Kad točno znate na što biste trebali potrošiti vrijeme, vjerojatnije je da ćete se jasno usmjeriti na tu obavezu. Ljudi s dobrim organizacijskim vještinama neće izabrati multitasking, već „zdravu poslovnu naviku“ obavljanja pojedinačnih zadataka. To evidentno pozitivno utječe na produktivnost i učinkovitost.

Pomaže postavljanje i postizanje realnih ciljeva

Postavljanje ciljeva u biznisu je sasvim prirodno, no da li su ti ciljevi realni? Dobra organizacija pomaže da na vrijeme i realno sagledate svoje mogućnosti i napravite plan koji će vam pomoći da zamišljeno sprovedete u dijelo. Razmišljate unaprijed o onome što želite postići danas, sutra, sljedeći tjedan, sljedeći mjesec ili godinu? Uz dobre organizacijske sposobnosti bićete u mnogo boljem položaju da razvijete nove poslovne strategije i sve ciljeve zaista i ostvarite.  

Pomaže planiranje financija

Temelji stabilnog upravljanja financijama nalaze se također u dobroj organizaciji. Ako pratite priliv novca i sve rashode, mnogo lakše možete prilagoditi sve što je potrebno da smanjite potrošnju i povećate prodaju.

Bez sustava koji nadzire potraživanja i prati novčani tijek, salda mogu ostati neplaćena, što dalje za posljedicu ima dodatne troškove zbog prekoračenja rokova i slično.

Smanjuje razinu stresa

Dobra organizacija poslovnog prostora može vas poštedjeti nepotrebnog stresa. Rad u neuređenom okruženju može uzrokovati da se zaposlenici i klijenti osjećaju tjeskobno i neugodno. Razmislite o organizaciji ili preuređivanju ureda kako biste povećali produktivnost i smanjili stres.

Kada ne znate gdje potražiti informacije, sortirate svakodnevno neuređene papire i borite se sa posljedicama loše organizacije – dobijate stresno radno mjesto. Primjena čvrstih organizacijskih sustava pomoći će smanjiti stres na poslu i pružit će vam više vremena za uživanje u životu izvan tvrtke. Takođe, kada planirate vrijeme unaprijed, malo je vjerojatno da ćete zakasniti sa ispunjavanjem zacrtanih rokova. Kada nema kašnjenja – nema ni pritiska, ni stresa!

Poboljšava upravljanje drugima

Jedna od mnogih blagodati organizacijskih vještina je bolja sposobnost upravljanja poslovanjem. Da biste mogli upravljati drugim ljudima, morate znati postaviti prioritete i rasporediti ih prema vještinama i sposobnostima svakog pojedinca u kolektivu. Dobro organizirani menadžer obaviće to s lakoćom, pritom stvarajući produktivno radno okruženje za sve radnike.

Sa druge strane, kad se pametno isplaniraju i postave rokovi projekata, te sprovede evaluacija učinka, to doprinosi efektivnijem sustavu rada i boljoj organizaciji.

Povećava samopouzdanje

Nije tajna da dobre stvari proizlaze iz samopouzdanja, uključujući energiju, entuzijazam, odlučnost i pozitivan stav. Premda zvuči filosofski, organizirani ljudi često imaju više samopouzdanja i osjećaju se bolje iz jednostavnog razloga: oni kontroliraju svoj posao; njihov posao ih ne kontrolira.

Sa samopouzdanjem dolazi i poboljšana profesionalna slika. Organizirana osoba nikad ne mora brinuti hoće li ostaviti dojam traljavosti i amaterstva. Mirno, samouvjereno i profesionalno držanje osobe koja uvijek stiže na vrijeme na sastanke sa svom potrebnom dokumentacijom – to je prava stvar.

Pomaže rast i napredak radnika (i poslovanja)

Čitav proces organizacije pruža radnicima osjećaj slobode da donose odluke, što dalje podstiče njihov profesionalni rast. Dobro organizirani kolektiv znači da je svaki pojedinac u njemu spreman da se suoči sa novim izazovima i adekvatno odgovori na svaki zadatak. To je dobar nagovještaj napretka cijele tvrtke, jer svaki ostvaren uspjeh znači i veću zaradu. Više novca jednako brži razvoj poslovanja.

Umjesto zaključka – primjeri organizacionih vještina

Važno je napomjenuti da organizacione vještine nisu namijenjene samo predstavnicima najvišeg menadžmenta tvrtke. Svaki radnik koji želi biti usklađen s ciljevima poduzeća u kom radi treba usavršavati kod sebe neke osnovne sposobnosti i tehnike organiziranja. Neki od primjera organizacijskih vještina su strateško razmišljanje, upravljanje resursima, sastancima, projektima i timom, održavanje ureda, koordiniranje događaja.

Dobro organizirani ljudi umeju izraditi rasporede i prezentacije, ispoštovati rokove, te obaviti procjene i vrednovanja. Javni govor, vještine slušanja, pozornost na detalje takođe su neke od organizacionih sposobnosti.

Ako želite postati bolji organizator, onda poradite na asertivnoj komunikaciji i prepoznavanju problema, razvijajte kreativno i analitičko razmišljanje. Vođenje evidencije i beležaka takođe mogu biti koraci koji će vam pomoći u boljem donošenju odluka i uopće upravljanju uredom. Za menadžere će posebno biti korisne vještine timskog vođstva, razvijanja strategija i planiranja rada za cio tim.

Kada vrijedno radite na sticanju ovih vještina sasvim izvjesno ćete biti bliže ostvarenju poslovnog uspjeha.

Komentari

Neki baner